Les 4 avantages d’un logiciel DPO 

Les missions du Délégué à la Protection des Données (DPO) sont de plus en plus complexes. D’un côté, la réglementation issue du RGPD s’étoffe. De l’autre, les entreprises reposent de plus en plus sur la collecte et la gestion des données personnelles.

En conséquence, on observe une digitalisation du rôle du DPO, qui s’appuie sur des outils DPO de plus en plus complets.

Dans cet article, on revient sur les 4 avantages principaux des logiciels pour DPO. Ils vous permettent de gagner du temps ; d’améliorer le niveau de conformité de votre entreprise ; de réagir en temps réel grâce à un système d’alerte intelligent ; et de centraliser tous vos projets dans un seul outil.

Gagner du temps dans vos missions en utilisant un logiciel DPO

Le premier avantage à l’adoption d’un logiciel DPO est évidemment le gain de temps. Grâce à une plateforme RGPD performante, vous pourrez automatiser un certain nombre de tâches chronophages et complexes : c’est le cas par exemple de la tenue du registre des traitements, qui fait partie de vos obligations dès lors que vous collectez des données personnelles.

La collecte d’informations est également fluidifiée. On peut citer le module d’analyse d’impact de Witik, qui permet non seulement d’automatiser la génération des informations mais également de collaborer plus facilement avec les différents acteurs mobilisés. Mener une analyse d’impact implique nécessairement de recueillir des informations de la part des parties prenantes. Le module vous permet d’envoyer automatiquement des demandes d’informations et les personnes concernées remplissent directement l’analyse au bon endroit.

Le rôle de responsable RGPD comprend de nombreuses facettes. Un logiciel conçu pour les DPO vous fait gagner du temps pour chacune d’entre elles et vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier.

Comment améliorer votre conformité grâce au référentiel légal embarqué

Un logiciel de conformité au RGPD vous aide également à tout simplement améliorer le niveau de conformité de votre organisation. Au moins deux leviers sont à votre disposition pour cela.

Le premier est le référentiel légal sur lequel est construit votre outil DPO. Chez Witik, nous nous appuyons sur l’expertise du cabinet Haas Avocats pour proposer des solutions toujours en adéquation avec les évolutions de la réglementation.

Concrètement, l’ensemble de vos outils, modèles et documents RGPD créés via le logiciel est issu du référentiel légal Haas Avocats, construit en collaboration avec nos experts consultants RGPD.

C’est l’assurance du plus haut niveau de conformité, à la fois dans la documentation juridique que vous allez construire et dans les fonctionnalités des différents modules (par exemple, le bandeau de cookies personnalisable).

Le second volet qu’on peut citer est la gestion des demandes et de l’exercice des droits des personnes. Le RGPD exige une réponse dans un délai raisonnable (un mois) en cas de demande relative à l’exercice de ces droits.

La création d’un processus dédié et intégré à votre site web est un moyen efficace de gérer cette facette de votre métier. Non seulement il permet un accès facile aux droits pour vos utilisateurs, mais surtout vous pouvez diriger les demandes directement aux bons interlocuteurs, suivre leur avancée et réaliser les actions nécessaires à leur traitement, très simplement et de façon sécurisée.

Vous évitez tout risque qu’une demande se “perde” entre les différents canaux de services clients et autres points de contact, prenne trop de temps à être traitée, etc… et finalement, vous améliorez non seulement le niveau de conformité de votre entreprise mais aussi la qualité de service.

Les alertes intelligentes de votre logiciel DPO

La fonctionnalité d’alertes intelligentes de votre logiciel DPO Witik mérite qu’on s’y attarde tout particulièrement. Ce dispositif vous alerte par notification ou par message dans différents cas nécessitant notre attention. Vous gagnez du temps sur le monitoring de la protection des données.

Vous êtes alerté en cas d’incident relatif à la protection des données. Il peut s’agir d’un incident lié à la sécurité et notamment à la cybersécurité des données, ou notamment en cas d’incident lié à l’exercice des droits des personnes.

Les alertes intelligentes ont aussi pour fonction de surveiller la limite à la durée de conservation des données. Vous le savez, vous ne pouvez pas conserver indéfiniment les données et un archivage ou une suppression des données est nécessaire lorsque la durée de conservation est dépassée. Votre logiciel DPO vous prévient lorsque le jeu de données contient des données dont la date limite approche.

Centralisez vos projets dans un outil DPO unique

Tous les logiciels DPO ne se ressemblent pas et certains ont des fonctionnalités très spécifiques. La particularité de l’outil Witik est d’être une véritable plateforme tout-en-un pour votre gestion du RGPD :

• Bandeaux cookies et gestions des préférences utilisateurs ;

• Consent Management Platform ;

• Module de registre des traitements ;

• Audit des sous-traitants ;

• Registre des sous-traitants ;

• Analyse d’impact ;

• Gestion collaborative des projets ;

Mais aussi module d’éthique des affaires, conformité à la loi Sapin 2 et protection des lanceurs d’alerte !