Comprendre le rôle du DPO : Le gardien de la protection des données

À l’ère du numérique, où chaque clic, chaque interaction laisse une trace, la gestion des données personnelles est devenue un enjeu majeur pour les entreprises et les organismes.

Les scandales liés aux violations de données et les sanctions infligées par des autorités comme la CNIL ont fait prendre conscience d'une vérité incontournable : la protection des données est aujourd’hui un impératif stratégique. Les conséquences de ces violations vont bien au-delà des sanctions financières, touchant directement la réputation des entreprises et la confiance des clients.

C’est dans ce contexte que le Délégué à la Protection des Données (DPO) se positionne comme un pilier essentiel, garantissant la conformité au RGPD et veillant à ce que les informations à caractère personnel soient traitées de manière éthique et sécurisée. Mais quel est véritablement son rôle, et pourquoi est-il devenu indispensable dans les organisations modernes ?

Cet article vous plonge dans l’univers du DPO, cet acteur clé de la conformité et de la gouvernance des données.

Qu’est ce qu’un DPO ?

Le Délégué à la Protection des Données (DPO) est un acteur clé dans la mise en conformité des entreprises avec la réglementation en matière de protection des données personnelles. Son rôle principal est de s'assurer que l'entreprise respecte le RGPD.

Le DPO agit comme point de contact entre l'entreprise, les autorités de contrôle, et les individus dont les données personnelles sont traitées (ce qu'on appelle les "personnes concernées").

Il conseille l'entreprise ou l'organisme sur la manière de gérer les données personnelles de manière éthique et légale, et veille à ce que les droits des personnes concernées soient respectés.

Les différents types de DPO

Il existe 3 typologie de délégué à la protection des données :

• Le DPO interne, qui est employé par une seule entreprise ;

• Le DPO interne mutualisé, qui travaille pour plusieurs responsables de traitement au sein de différentes structures ;

• Le DPO externe, qui est indépendant ou employé par une entreprise spécialisée (comme des services numériques publics, des cabinets de conseil, ou des cabinets d'avocats). Par exemple, chez Witik nous avons une offre de DPO externe et digitalisé.

Quelles sont les missions du DPO ?

Le RGPD définit les missions du Délégué à la protection des données dans ses articles 38 et 39.

Les missions du DPO sont variées et peuvent inclure :

• Informer et conseiller : Le DPO conseille l'entreprise ou l'organisme et ses employés sur les obligations en matière de protection des données personnelles. Il s'assure que tous comprennent l'importance du respect des lois et de la confidentialité des données.

• Surveiller la conformité : Il surveille la mise en œuvre des politiques de protection des données, effectue des audits internes, et veille à ce que les procédures de traitement des données respectent les règles du RGPD.

• Évaluer les risques : Le DPO doit évaluer les risques liés aux activités de traitement des données. Cela comprend l'analyse d'impact sur la protection des données personnelles pour identifier et minimiser les risques potentiels.

• Coopérer avec les autorités de contrôle : Le DPO est le point de contact principal pour la CNIL. Il doit être disponible pour répondre aux demandes de ces autorités et coopérer en cas d'enquête. En cas de violation de données, le DPO joue un rôle central. Il est chargé de préparer les notifications à l'autorité compétente, comme la CNIL, dans un délai de 72 heures après la découverte de l'incident. Il veille également à ce que les personnes concernées soient informées des risques et des mesures prises pour atténuer les conséquences.

• Sensibiliser et former : Le DPO joue également un rôle clé dans la sensibilisation et la formation RGPD des employés sur les questions de protection des données.

En dépit de ces responsabilités cruciales, les DPO doivent faire face à plusieurs défis. La complexité croissante des systèmes d'information, l’évolution rapide des législations, et le manque de ressources dédiées sont des obstacles courants. De plus, la coordination entre les différents services de l'entreprise et la sensibilisation/formation constante des employés représentent un défi de taille pour assurer une conformité durable.

À noter : Les lignes directrices du Comité Européen de la Protection des Données (CEPD) indiquent que le DPO n'est pas responsable en cas de non-respect du RGPD.

Avec l'essor de nouvelles technologies telles que l'intelligence artificielle et l'Internet des Objets (IoT), le rôle du DPO devient encore plus complexe. Ces technologies traitent souvent d'énormes volumes de données personnelles, rendant la gestion de la conformité plus difficile. Le DPO doit alors adapter ses compétences et ses outils pour encadrer ces nouvelles pratiques, tout en garantissant le respect des droits des personnes concernées.

Pour découvrir quelles sont les 6 étapes à suivre, en tant que DPO, pour mettre son entreprise ou organisation en conformité au RGPD, rendez-vous vous sur l'article : Le guide RGPD du DPO

Est-ce qu'un DPO est obligatoire dans une entreprise ?

Selon la CNIL, la désignation d'un délégué à la protection des données est obligatoire pour :

• Les autorités et organismes publics, tels que les ministères, collectivités territoriales et établissements publics.

• Les organismes dont l'activité principale implique un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle, comme les compagnies d'assurance, les banques pour leurs fichiers clients, les opérateurs téléphoniques ou les fournisseurs d'accès internet.

• Les organismes qui traitent à grande échelle des données sensibles (par exemple, les données biométriques, génétiques, de santé, de vie sexuelle, d'origine raciale ou ethnique, d'opinions politiques, de convictions religieuses ou philosophiques, d'appartenance syndicale) ou des informations relatives à des condamnations pénales et infractions.

Dans les autres cas, la CNIL recommande la désignation d'un Délégué à la protection des données.

Qui peut devenir DPO ?

Conformément à l'article 37.5 du RGPD, le DPO doit être choisi pour sa maîtrise du droit et des pratiques en matière de protection des données, ainsi que pour sa capacité à remplir ses missions.

Pour devenir DPO, la personne doit posséder les compétences suivantes :

• Capacité de communication

• Expertise en protection des données personnelles

• Connaissance du secteur d'activité de l'entreprise ou l'organisme dans lequel il exerce sa fonction

• Positionnement stratégique : Le DPO doit être placé de manière à pouvoir rapporter directement au plus haut niveau de l'organisation, et être capable de coordonner un réseau de relais au sein des filiales ou d'une équipe d'experts (informatique, juridique, communication, etc.).

• Capacités analytiques : Le délégué à la protection des données doit avoir une capacité d'analyse poussée pour évaluer les risques et mettre en place des stratégies de protection.

• Éthique professionnelle : Il doit avoir un fort sens de l'éthique, car son rôle touche directement à la protection de la vie privée des individus et des données à caractère personnel.

Conflit d'intérêts

Le rôle de DPO peut être exercé à temps plein ou à temps partiel. En cas de temps partiel, le DPO ne doit pas occuper de fonctions qui impliquent de décider des finalités et des moyens des traitements de données.

Certaines fonctions, comme celles de secrétaire général, directeur général, directeur financier, ou autres, peuvent potentiellement créer un conflit d'intérêts avec le rôle de DPO.

Cela peut également s'appliquer à des rôles moins élevés dans l'organigramme si ces fonctions impliquent de déterminer les finalités et moyens des traitements.

Comment devenir DPO ?

Pour devenir délégué à la protection des données, il est essentiel de suivre un parcours alliant formation, certifications, et expérience professionnelle. Un Master en Droit du Numérique ou en Protection des Données constitue une base solide, tout comme un Master en Sécurité Informatique ou Cybersécurité pour ceux venant d'un domaine technique.

Certifications Spécifiques :

• Certification CNIL : La CNIL certifie des organismes certificateurs (ex : l'AFNOR) pour les DPO qui valident les compétences et les connaissances nécessaires pour exercer ce métier. Cette certification est souvent vue comme un gage de qualité.

• Certifications en Cybersécurité : Des certifications comme le CISSP (Certified Information Systems Security Professional) ou le CISM (Certified Information Security Manager) peuvent renforcer les compétences techniques d'un DPO.

Les DPO en quelques chiffres clés

Le ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités (DGEFP), en collaboration avec la CNIL et l’AFCDP, a publié en 2024 la quatrième édition de l'enquête sur le métier de DPO. Cette étude a enregistré un niveau de participation record, avec 3 625 DPO répondants. Voici quelques chiffres clés :

• 72 % des répondants DPO internes et mutualisés estiment que leurs recommandations sont écoutées et régulièrement suivies.

• 62 % des DPO répondants sont sollicités lorsque la thématique RGPD est abordée en plus haute instance.

• 75% exercent ou interviennent dans une entreprise ou organisme qui était dans l'obligation de désigner un DPO.

• 63% des DPO internes et internes mutualisés n'ont pas de budget.

• 74% travaillent seuls sans équipe.

• 57% sont directement rattachés à la direction de l'entreprise ou l'organisme.