Comment Vivalto Santé centralise son pilotage conformité avec Witik

Vivalto Santé est l’un des acteurs majeurs de l’hospitalisation privée en Europe. Le groupe réunit aujourd’hui un réseau de plus de 100 établissements de santé, répartis dans plusieurs pays, avec des milliers de praticiens et de salariés mobilisés autour du parcours de soin.

Dans une organisation de cette envergure, la conformité ne se limite pas à la tenue d’un registre RGPD. Elle implique de protéger des données sensibles, d’encadrer les relations avec les tiers, de sensibiliser les équipes, de suivre les actions et de disposer d’une vision claire du niveau de conformité.

Avant Witik, Vivalto Santé ne disposait pas encore d’un outil dédié pour piloter ces différents sujets. Le suivi reposait principalement sur des fichiers Excel, avec les limites que cela implique : manque de vision globale, multiplicité des supports et difficulté à embarquer les équipes dans la durée.

L’objectif était donc clair : passer d’un pilotage dispersé à une plateforme centralisée, capable de structurer la conformité, de faciliter le suivi des actions et d’impliquer les équipes opérationnelles.

Le défi : sortir d’un pilotage conformité dispersé

Avant de choisir Witik, Vivalto Santé cherchait une solution pour mieux structurer son pilotage conformité.

Excel permettait de documenter certaines informations, mais ne suffisait plus pour suivre efficacement les actions, consolider les données, piloter les priorités et donner une vision claire de l’avancement.

Les principales problématiques rencontrées étaient :

• Un manque de vision globale, qui rendait difficile le suivi de la conformité et des priorités.

• Une multiplicité des supports, qui compliquait la centralisation et la mise à jour des informations.

• Un enjeu d’embarquement des équipes, indispensable pour faire vivre la conformité au quotidien.

Dans un environnement santé, où les exigences réglementaires sont fortes et les données particulièrement sensibles, Vivalto Santé avait besoin d’un outil plus structuré, plus simple à utiliser et plus adapté à une démarche collaborative.

La solution : Witik pour piloter la conformité, les tiers et la formation

Vivalto Santé a découvert Witik via le site internet, alors que l’organisation cherchait un outil pour structurer son projet d’outillage.

Le choix s’est porté sur plusieurs modules complémentaires :

• Protection des données - Privacy, pour centraliser le pilotage RGPD, les registres, les audits de conformité, les plans d’action et le reporting.

• Gestion des tiers, pour suivre la conformité des partenaires, fournisseurs et sous-traitants.

• Formation eLearning, pour sensibiliser les équipes et renforcer leur compréhension des enjeux de conformité.

Cette combinaison permet à Vivalto Santé de dépasser une approche uniquement documentaire. La conformité devient plus transversale, mieux intégrée aux pratiques internes et plus facile à suivre dans le temps.

Parmi les fonctionnalités les plus utilisées et appréciées figurent notamment :

• les registres ;

• les audits de conformité ;

• la conformité des tiers ;

• les plans d’action ;

• le reporting et les KPI.

Vivalto Santé apprécie également l’ergonomie de la plateforme, sa simplicité d’utilisation, ses contenus préchargés et ses possibilités de personnalisation.

Les résultats : une conformité plus claire, plus automatisée et mieux suivie

Depuis la mise en place de Witik, Vivalto Santé a constaté plusieurs améliorations concrètes dans son pilotage conformité.

Les processus sont davantage automatisés, les équipes sont mieux embarquées, et le suivi des actions est plus fluide. La plateforme permet également de disposer d’une meilleure vision globale, un point essentiel pour piloter efficacement la conformité à l’échelle d’une organisation de santé.

Witik a notamment permis d’améliorer :

• l’automatisation des processus, pour réduire les tâches manuelles et fluidifier le suivi ;

• l’embarquement des équipes, grâce à un outil plus simple et plus accessible ;

• le gain de temps, notamment dans la création et le suivi des actions ;

• la vision globale de la conformité, avec des indicateurs et reportings plus exploitables ;

• la précision des fiches et formulaires, pour fiabiliser les informations collectées ;

• la préparation des audits et contrôles, grâce à une meilleure structuration des données, des actions et des preuves.

Pour Vivalto Santé, Witik permet ainsi de passer d’un pilotage fragmenté à une conformité plus lisible, plus collaborative et plus simple à faire vivre au quotidien.

Ce que Witik a changé pour Vivalto Santé

Avec Witik, Vivalto Santé dispose désormais d’une plateforme unique pour piloter plusieurs dimensions clés de sa conformité : protection des données, conformité des tiers, formation des équipes, plans d’action et reporting.

La conformité ne repose plus sur des fichiers Excel isolés. Elle s’appuie sur un environnement centralisé, personnalisable et conçu pour faciliter le suivi opérationnel.

Ce changement permet aux équipes de gagner en efficacité, de mieux visualiser les priorités et de faire progresser plus concrètement le niveau de conformité.

Pourquoi ce retour d’expérience parle aux organisations de santé

L’expérience de Vivalto Santé illustre une problématique fréquente dans les organisations de santé : les fichiers Excel peuvent suffire au démarrage, mais ils atteignent vite leurs limites dès que la conformité doit être pilotée à plus grande échelle.

Pour structurer durablement une démarche conformité, il devient nécessaire de centraliser les informations, d’automatiser les processus, d’impliquer les équipes et de disposer d’indicateurs fiables.

Avec Witik, les organisations de santé peuvent passer d’un suivi manuel et dispersé à un pilotage plus structuré, plus collaboratif et plus opérationnel.