Gérer les demandes d’exercice de droits : l’erreur qui peut ruiner votre conformité RGPD

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, la gestion des demandes d’exercice de droits est devenue une obligation incontournable pour toute entreprise traitant des données personnelles. Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits (droit d’accès, droit de rectification, droit d’effacement, droit d’opposition, etc.), et le responsable de traitement est tenu de leur répondre dans un délai d’un mois.

 Pourtant, beaucoup d’entreprises continuent d’utiliser une simple adresse mail dédiée – souvent dpo@nomdelentreprise.com – pour gérer ces demandes.

Sur le papier, cette solution semble facile, rapide et surtout gratuite à mettre en place. Mais en pratique, elle est loin d’être optimale et expose les organisations à de nombreux risques. Voici pourquoi.

Les chiffres qui parlent d’eux-mêmes

Tout d’abord, faisons un focus sur les chiffres. Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, la gestion des demandes d’exercice des droits est devenue un enjeu central pour les entreprises. Et les chiffres le prouvent :

• Le nombre de plaintes déposées auprès de la CNIL a explosé avec une augmentation de +62,5 % en seulement deux ans, atteignant 13 585 plaintes dès 2020. En 2023, ce chiffre a encore grimpé, avec 20 810 demandes enregistrées, soit une hausse de 217 % sur un an.

• Les amendes infligées par la CNIL ne cessent d’augmenter. Parmi les cas marquants : Carrefour France : 2,25 millions d’euros d’amende pour des manquements liés à la gestion des droits des personnes concernées.

• La CNIL a également prononcé 11 sanctions simplifiées en 2023, pour un total de 129 000 euros, pointant régulièrement des manquements comme le non-respect des délais ou une collecte excessive d’informations personnelles.

À l’échelle européenne, les amendes cumulées dépassent désormais 2,5 milliards d’euros depuis l’entrée en application du RGPD.

Ces chiffres montrent deux choses :

• Les utilisateurs sont de plus en plus nombreux à exercer leurs droits et à exiger une réponse.

• La CNIL intensifie sa vigilance et sa sévérité face aux entreprises qui ne respectent pas les règles de gestion des demandes d’exercice de droits.

L’absence de rigueur dans le traitement des demandes

Une demande d’exercice de droits n’est pas un simple message. Elle implique de traiter des données sensibles, de respecter un processus strict et de garantir un suivi rigoureux. Avec une adresse mail :

• Aucune traçabilité : Comment prouver que la demande a bien été reçue, traitée et que les délais ont été respectés ? En cas de contrôle de la CNIL, l’absence d’informations centralisées peut être fatale.

• Pas de validation d’identité : Une adresse mail ne permet pas de vérifier l’identité de la personne concernée. Vous risquez de divulguer des données personnelles à un tiers non autorisé, violant ainsi la protection des données.

• Gestion manuelle lourde : Lorsque les demandes s’accumulent, suivre chaque étape (vérification de l’identité, qualification, réponse) devient chronophage et sujet à des erreurs.

Le saviez-vous ? Une demande mal traitée ou un délai non respecté peut entraîner une plainte auprès de la CNIL et, à terme, des sanctions financières allant jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial.

Les risques pour la conformité RGPD

La gestion des demandes d’exercice des droits via une boîte mail générique expose les entreprises à des risques majeurs :

Un manque de sécurité des données 

Lorsqu’une personne concernée envoie une demande, elle transmet souvent des documents sensibles pour prouver son identité. Une simple adresse mail ne garantit pas la sécurité des informations, et leur conservation dans une boîte partagée peut vite devenir un problème. 

La CNIL recommande clairement d’utiliser un système sécurisé pour le traitement des demandes d’exercice des droits, afin de protéger les données personnelles échangées.

Un risque d’erreur organisationnelle

Lorsqu’une adresse est partagée entre plusieurs personnes (DPO, équipes clients), les demandes peuvent être :

• Égarées dans des échanges internes.

• Traitées en doublon ou, pire, oubliées.

Résultat ? Une mauvaise gestion qui nuit à votre conformité RGPD et expose votre entreprise à des plaintes pour non-respect des droits des personnes concernées. 

Pas d’automatisation = perte de temps

À l’ère des décisions automatisées, gérer manuellement chaque demande d’exercice de droits (vérification d’identité, suivi, réponse) est une perte de temps colossale pour les DPO et les équipes en charge. Imaginez tout ce temps gaspillé à copier-coller des réponses types alors qu’une solution automatisée pourrait s’en charger !

Si vous souhaitez découvrir comment Orpi a simplifié la gestion des demandes RGPD avec Witik, rendez-vous sur notre cas client.

Pourquoi opter pour un logiciel dédié ?

Investir dans une solution dédiée à la gestion des demandes d’exercice de droits est un choix stratégique. Voici les principaux bénéfices :

Une gestion sécurisée des données

• Validation automatisée de l’identité de la personne concernée.

• Transmission sécurisée des informations personnelles.

Traçabilité et conformité

• Chaque demande est enregistrée et horodatée.

• Historique complet des étapes de traitement pour répondre facilement en cas de contrôle CNIL.

Gain de temps grâce à l’automatisation

• Qualification automatique des demandes (accès, rectification, suppression, etc.).

• Modèles de réponse intégrés pour gagner en efficacité.

• Respect automatique des délais légaux.

Centralisation des informations

Toutes les demandes sont regroupées dans un tableau de bord unique, accessible en un clic. Un bouton = un export Excel, prêt à être présenté à la CNIL.

Réduction d’erreurs

Avec un logiciel RGPD dédié, comme Witik, vous recevez automatiquement un rappel lorsque la demande approche de son échéance.

Plus de risques de retard ou de réponse en dehors du délai obligatoire fixé par le RGPD. Vos équipes restent sereines, et vous évitez les erreurs qui pourraient conduire à des sanctions.

En conclusion : passez de la galère à l’efficacité

Gérer les demandes d’exercice de droits via une adresse mail est une fausse bonne idée. Cette méthode rudimentaire expose votre entreprise à des risques juridiques et organisationnels, tout en consommant un temps précieux.

Une solution dédiée vous garantit :

• La sécurité des données.

• La conformité avec le RGPD.

• Un gain de temps considérable pour vos équipes.

Ne laissez plus une boîte mail chaotique saboter votre conformité. Adoptez une gestion rigoureuse, sécurisée et automatisée des demandes d’exercice de droits. Votre équipe mérite mieux. Vos utilisateurs aussi. Et la CNIL vous le rendra bien.