Données personnelles : la clé de la conformité RGPD

RGPD•November 6, 2023

Dans la société actuelle, les données personnelles sont devenues une monnaie d'échange précieuse, ouvrant la porte à des opportunités inédites pour les entreprises tout en soulevant des questions éthiques et légales importantes.

Avec l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), il est devenu impératif pour les organisations de comprendre, de gérer et de protéger les informations personnelles qu'elles collectent. Cet article vous plonge au cœur du cycle de vie des données personnelles, en détaillant les étapes cruciales de leur collecte, traitement, conservation et suppression, tout en soulignant les obligations légales et les meilleures pratiques pour assurer leur conformité avec le RGPD. Que vous soyez un professionnel du numérique, un délégué à la protection des données (DPO) ou simplement curieux des mécanismes régissant les données personnelles, embarquez avec nous pour un tour d'horizon complet de ce sujet vital.

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Selon le RGPD, une donnée personnelle se réfère à tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier, directement ou indirectement. Pour les entreprises, l'identification des informations personnelles qu'elles collectent et gèrent constitue le premier pas vers la conformité avec le RGPD.

La typologie des données personnelles est vaste et structurée selon plusieurs catégories, chacune soumise à des niveaux de protection définis par le RGPD. Parmi les catégories, nous retrouvons les données sensibles ou encore les données d’identification.

Données d'identification : Ces informations sont celles qui permettent l'identification immédiate d'une personne (nom, numéros de sécurité sociale, etc.)
Données de contact : Elles regroupent les coordonnées permettant de joindre une personne (email, adresse postale, numéros de téléphone)
Données financières : Ces détails concernent la situation financière individuelle, (numéros de comptes bancaires, les informations de cartes de crédit, ou les historiques de transactions et de crédit.
Données techniques : Ces données sont généralement récoltées par le biais d'interactions numériques et comprennent des adresses IP, des logs de connexion, ainsi que des informations sur les navigateurs et systèmes d'exploitation utilisés.
Données professionnelles : Elles se rapportent au parcours et à la carrière professionnelle, englobant CV, lettres de motivation, références, évaluations de performance et informations salariales.
Données de localisation : Ces informations spécifient la position géographique d'une personne, via des données GPS ou des adresses IP.
Données sensibles : Le RGPD accorde une attention particulière à certaines catégories de données personnelles jugées sensibles, comme les données raciales ou ethniques, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance à des syndicats, les informations de santé, la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle, ainsi que les données génétiques et biométriques.

Chaque entreprise doit veiller à identifier et protéger ces données selon leur catégorie, dans le respect des directives du RGPD. Cela implique une compréhension approfondie des types de données manipulées et des mesures de sécurité adaptées pour leur protection.

Quel est le cycle de vie d’une donnée personnelle ?

Le cycle de vie d'une donnée personnelle est un concept central dans la gestion de la confidentialité et la protection des données. Voici un développement détaillé des différentes étapes :

Collecte des données

La collecte doit être légitime, transparente et pour un but spécifique communiqué aux personnes concernées. Les entreprises doivent obtenir un consentement éclairé, sauf si la collecte est nécessaire pour un contrat, une obligation légale, des intérêts vitaux, une mission d'intérêt public, ou pour les intérêts légitimes poursuivis par l'entreprise ou un tiers.

Meilleures pratiques : Minimiser les données collectées, utiliser des avis de confidentialité clairs, et documenter la base légale de la collecte.

Traitement des données

Le traitement englobe tout ce qui est fait avec les données après leur collecte, y compris mais non limité à la modification, l'enregistrement, la structuration ou la conservation. Le RGPD exige que le traitement soit sécurisé, légal, et juste.

Meilleures pratiques :

N'utiliser les données que pour le but spécifié lors de la collecte, maintenir des registres précis des activités de traitement, et mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser les données.

Stockage des données

Les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire pour les objectifs pour lesquels elles ont été collectées. La durée de conservation doit être basée sur des obligations légales, des exigences contractuelles, ou des lignes directrices pertinentes.

Meilleures pratiques : Établir et respecter des politiques de conservation des données, réaliser des audits réguliers des données stockées, et anonymiser ou pseudonymiser les données lorsque possible.

Suppression des données

La suppression, aussi connue sous le nom de "droit à l'oubli", permet aux individus de demander la suppression de leurs données personnelles lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires ou si le consentement est retiré.

Meilleures pratiques : Avoir des processus clairs en place pour répondre aux demandes de suppression, effacer les données de manière sécurisée, et confirmer la suppression aux individus concernés.

À chaque étape du cycle de vie des données, les entreprises doivent s'assurer qu'elles respectent les droits des personnes concernées, qui incluent le droit d'accès, de rectification, de limitation du traitement et d'opposition. La mise en œuvre de principes de "protection des données dès la conception et par défaut" est également recommandée, ce qui signifie intégrer des mesures de protection des données dans le développement de produits et services dès le départ.

Comment collecter des données personnelles ?

La collecte des données personnelles est un processus délicat qui doit être réalisé avec une grande attention, en respectant scrupuleusement la réglementation en vigueur.

Pour s'assurer que cette collecte est effectuée de manière légitime, voici les étapes à suivre :

Déterminer l'Objectif

Avant toute collecte, il est impératif de définir clairement l'objectif poursuivi. Cet objectif doit être légitime, justifiable et directement lié à l'activité concernée, en respectant le principe de minimisation des données qui préconise de ne recueillir que les données strictement nécessaires.

Obtenir le Consentement

Le consentement doit être le fondement de la collecte des données personnelles. Il ne peut être considéré comme valide que s'il est donné de manière libre, sans aucune contrainte, éclairé, spécifique à chaque usage des données et formulé sans ambiguïté.

Fournir l'Information Requise

Conformément au RGPD, l'information doit être fournie de manière concise, transparente et compréhensible. Les termes doivent être simples et le format doit être facilement accessible. Il est conseillé de créer une page dédiée à la politique de vie privée, où ces informations seront centralisées.

Communiquer sur l'Usage des Données

Il est essentiel d'informer l'utilisateur sur les finalités de la collecte de ses données. Cela implique de préciser comment et pourquoi ses données seront utilisées, en veillant à ce que cette information soit directement accessible.

Respecter les Droits des Internautes

Les utilisateurs ont des droits fondamentaux qu'ils peuvent exercer à tout moment, notamment le droit d'accès, de rectification, d'effacement de leurs données, et de retrait de leur consentement. Il est crucial de proposer un moyen simple et efficace pour qu'ils puissent faire une demande d'exercice des droits.

Répondre aux Demandes d'Information

En cas de demande, vous devez être en mesure de fournir les informations requises par le RGPD. Cela inclut l'identité de l'organisme responsable du traitement des données, les coordonnées du DPO, la base juridique du traitement, les finalités, le caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données, les destinataires des données, la durée de conservation, et les éventuels transferts de données hors de l'UE.

Informer sur les Droits Supplémentaires

Il faut aussi informer les utilisateurs sur leur droit de faire une réclamation auprès de la CNIL si nécessaire.

En suivant ces étapes, on s'assure que la collecte de données personnelles se fait dans le respect total des individus et de la réglementation, tout en instaurant une relation de confiance avec les utilisateurs.

Combien de temps peut-on conserver des données personnelles ?

Le RGPD pose les bases : on ne doit pas garder ad vitam æternam les données personnelles des personnes concernées par nos activités, même "au cas où". En revanche, le règlement ne dit pas comment définir une durée de conservation et ne donne pas non plus d'exemple.

C'est au responsable de traitement de définir les durées de conservation applicables à chaque finalité. Il pourra bien évidemment compter sur l'aide précieuse du DPO et des métiers pour les déterminer. Ne l'oublions pas le respect du RGPD est un travail d'équipe !

Vous pouvez également vous baser sur les textes pour définir les meilleures durées de conservation pour votre traitement :

La loi qui impose souvent une durée minimale de conservation (code de la santé publique, code du travail, etc.)
Le travail de la CNIL qui met à disposition des professionnels des référentiels, des recommandations, des lignes directrices
Les textes sectoriels selon votre activités certains code de conduite son mis à votre disposition
Pour le secteur public, l'administration des archives de France a élaboré un ensemble de préconisations fixant des règles de gestions concernant les documents et donnés produits par les services publics

Si la réponse ne se trouve pas dans les textes (et nous en sommes désolé), il sera nécessaire d'établir vous-même la durée de conservation adéquate.

En somme, comprendre ce qu'est une donnée personnelle et comment la collecter, la traiter, la stocker et finalement, la supprimer, est crucial pour toute entreprise qui se doit de respecter la vie privée et la protection des données individuelles.

L'adhérence au RGPD n'est pas seulement une question de conformité réglementaire, mais elle reflète également l'engagement d'une entreprise envers la confiance et la sécurité de ses clients et utilisateurs. En maîtrisant le cycle de vie des données personnelles et en respectant les principes de minimisation, de transparence et de responsabilité, les entreprises peuvent non seulement éviter les sanctions, mais aussi renforcer leur réputation et leur relation avec les parties prenantes.