Comment le BRGM a structuré et optimisé sa gouvernance RGPD avec Witik

Le BRGM (Bureau de Recherches Géologiques et Minières) est l’établissement public de référence dans les sciences de la Terre. Pour une institution de cette envergure, la protection des données est un enjeu de crédibilité autant que de conformité.

Le Défi : Dépasser les limites des outils bureautiques classiques

Avant d'adopter Witik, le pilotage de la conformité au BRGM reposait sur des outils bureautiques classiques. Si Word et Excel permettent de documenter des informations, ils montrent vite leurs limites face à la complexité du RGPD.

Les problématiques étaient claires :

• Informations silotées : Une multiplication des supports rendant la mise à jour du registre fastidieuse.

• Manque de vision globale : Une difficulté à obtenir des indicateurs (KPI) fiables pour le pilotage.

• Traçabilité complexe : Un défi permanent pour produire des preuves solides en cas d'audit ou de contrôle.

• Désengagement des équipes : Un sujet perçu comme purement administratif et difficile à infuser dans les métiers.

On est passés d’une gestion RGPD bricolée sur Word et Excel à un outil structuré, centralisé et vraiment pilotable.

La Solution : Witik Privacy pour centraliser et collaborer

C'est lors de sa formation de DPO que le responsable du projet a découvert Witik. L'objectif était immédiat : passer d'une approche réactive à une stratégie de conformité proactive et collaborative.

Le BRGM a déployé le module Protection des données – Privacy, en s'appuyant sur des fonctionnalités clés :

• Centralisation totale : Registre, AIPD, violations de données et exercice des droits sont réunis dans un environnement unique.

• Logique collaborative : Utilisation de formulaires publics pour permettre aux équipes opérationnelles de s'approprier les sujets.

• Pilotage par la donnée : Un reporting automatisé et une cartographie des risques (GRC) pour transformer la contrainte légale en outil de décision.

Les Résultats : Gain de temps et sérénité opérationnelle

Depuis la mise en place de la solution, le changement de paradigme est total. Witik n'est pas seulement un logiciel de stockage, c'est un moteur de performance pour le DPO.

Les bénéfices clés constatés par le BRGM :

• Productivité accrue : Un gain de temps massif dans la création et le suivi des actions quotidiennes.

• Précision renforcée : Une meilleure qualité des fiches et formulaires grâce aux contenus préchargés.

• Culture RGPD : Un meilleur embarquement des équipes grâce à une ergonomie intuitive et simple.

• Audit-Ready : Une traçabilité sans faille, facilitant grandement la préparation des audits et contrôles.

Pourquoi ce passage à l'outil est crucial pour votre organisation ?

L’expérience du BRGM illustre une réalité partagée par de nombreux DPO : la méthode "artisanale" (Word/Excel) atteint ses limites dès que la structure doit prouver sa maturité.

Passer à Witik, c'est :

1. Sécuriser sa responsabilité de DPO.

2. Valoriser son travail auprès de la direction grâce aux KPI.

3. Libérer du temps pour l'analyse plutôt que pour la saisie.