Externalisation du DPO : un levier stratégique pour piloter votre conformité RGPD

RGPD•March 25, 2025

La conformité au RGPD, vous savez ce règlement complexe qui semble aussi mystérieux que le dernier algorithme de Google ?

Vous avez probablement déjà entendu parler de son acteur incontournable : le Délégué à la Protection des Données (DPO), ce héros discret de la conformité qui veille à la bonne gestion des données personnelles que votre entreprise manipule quotidiennement.

Mais alors, une question vous taraude surement : faut-il internaliser cette fonction ou l'externaliser ? Dans cet article, on vous explique pourquoi externaliser le DPO pourrait être la solution la plus efficace pour votre entreprise.

Parce qu’entre nous, qui a vraiment envie de se perdre dans des recherches interminables de conformité RGPD quand on peut plutôt se concentrer sur la croissance et l'innovation ?

Pourquoi externaliser la fonction de DPO ?

Avantages de l'externalisation du DPO

L'externalisation du DPO présente plusieurs avantages notables, qui peuvent être décisifs selon la taille et les besoins de votre entreprise.

Expertise pointue et mise à jour continue : Le RGPD évolue, tout comme les bonnes pratiques et la jurisprudence. Un DPO externalisé, souvent issu d'un cabinet spécialisé, se tient constamment informé des dernières actualités en matière de protection des données. Il dispose donc d’une expertise pointue et actualisée qui peut être difficile à maintenir en interne.
Flexibilité et coûts maîtrisés : Recruter un DPO à temps plein peut être une charge financière lourde, surtout pour les petites structures. L'externalisation permet de bénéficier de cette expertise sans avoir à gérer un poste fixe, ce qui rend la solution beaucoup plus flexible.
Indépendance et objectivité : Un DPO externe peut agir en toute indépendance, ce qui est essentiel pour garantir l’objectivité et la neutralité dans le cadre de la gestion des risques liés aux données personnelles.
Gain de temps pour votre équipe interne : Déléguer cette fonction vous permet de concentrer vos équipes sur leur cœur de métier, tout en assurant la conformité de votre organisation. Plus de prise de tête pour vous !

Quand est-il recommandé d'externaliser le DPO ?

Externaliser le DPO est particulièrement recommandé dans les situations suivantes :

Pour les petites et moyennes entreprises : Si vous n'avez pas les ressources humaines ou financières pour embaucher un DPO à plein temps, l'externalisation peut être une excellente option.
Si la gestion des données personnelles est complexe ou évolutive : Si votre entreprise traite des données sensibles, ou si vous gérez une quantité importante de données, un DPO externalisé peut vous apporter l'expertise nécessaire.
Lorsque vous avez besoin d'un œil extérieur : L'indépendance du DPO est essentielle. Si vous pensez que vos processus internes doivent bénéficier d'une analyse impartiale, un DPO externe peut offrir cette objectivité.

Comment choisir le bon prestataire pour l'externalisation du DPO ?

Questions à poser lors de la sélection d'un DPO externalisé

Choisir un bon prestataire pour externaliser la fonction de DPO ne se fait pas sur un coup de tête. Voici quelques questions cruciales à poser :

Quelle est votre expérience avec le RGPD ? : Le prestataire doit avoir une solide expérience dans l’accompagnement des entreprises en matière de conformité au RGPD. Demandez des exemples concrets de clients.
Comment garantissez-vous la mise à jour des connaissances sur la réglementation ? : Assurez-vous que le DPO externalisé suit régulièrement des formations et qu’il est à jour des dernières évolutions légales et jurisprudentielles.
Comment allez-vous collaborer avec nos équipes internes ? : Le DPO doit être en mesure de comprendre rapidement vos processus internes et de communiquer efficacement avec vos collaborateurs.
Avez-vous une expérience dans notre secteur d’activité ? : Bien que la conformité soit universelle, certains secteurs (santé, finance, etc.) ont des exigences spécifiques. Un DPO ayant déjà travaillé dans votre domaine pourra mieux comprendre vos particularités.

Coût de l'externalisation du DPO : que faut-il prévoir ?

Le coût de l'externalisation varie en fonction du prestataire et de l'ampleur de la mission. En général, vous pouvez vous attendre à un tarif mensuel ou annuel en fonction de l’envergure de la fonction confiée. Les prix peuvent varier de quelques centaines à quelques milliers d’euros par mois.

Il est essentiel de discuter des modalités financières dès le départ pour éviter toute surprise. Un bon prestataire sera transparent sur ses tarifs et vous proposera des solutions adaptées à vos besoins et à votre budget.

Étapes pour mettre en place un DPO externalisé dans votre entreprise

Préparer votre entreprise à l'arrivée d'un DPO externe

L'arrivée d'un DPO externe dans votre entreprise nécessite une préparation en amont pour que tout se passe dans les meilleures conditions. Et croyez-le ou non, la communication interne est un élément clé de cette préparation. Il ne suffit pas de signer le contrat avec le prestataire et de l'attendre comme un livreur de pizza. Non, le DPO doit être intégré dans l’organisation avec la collaboration de toutes les parties prenantes ! Idéalement avec un chef de projet internet permettant de faire le lien entre le DPO externe et les équipes internes.

Voici quelques étapes essentielles pour bien préparer cette arrivée :

Communiquer clairement sur le rôle du DPO : L'un des premiers enjeux est de bien expliquer en interne à vos équipes ce que le DPO va apporter. Il n’est pas là pour imposer une nouvelle contrainte mais pour vous aider à mettre en place des pratiques conformes au RGPD. Vous pouvez organiser une réunion ou un e-mail de présentation pour faire comprendre aux employés que le DPO est une ressource clé pour garantir la sécurité et la conformité des données.
Impliquer les parties prenantes : Bien que le DPO soit le garant de la conformité, tout le monde dans l'entreprise doit participer. Les responsables des différents services (marketing, RH, IT, etc.) devront jouer un rôle actif dans l'implémentation des recommandations du DPO. Assurez-vous que chaque responsable comprenne bien ses responsabilités dans le processus. Le DPO externalisé ne pourra pas prendre à sa charge l’ensemble de la mise en conformité ! Il va s’appuyer sur votre expertise et celle de vos équipes pour mettre en place les bonnes pratiques.
Sensibiliser vos équipes : Préparez des sessions de formation ou des ateliers pour expliquer les enjeux du RGPD, et comment chaque collaborateur peut contribuer à la protection des données personnelles. Ce n’est pas qu’une histoire de conformité légale, c’est aussi une question de culture d’entreprise. Plus vos équipes sont sensibilisées, plus la mise en conformité sera fluide.
Fixer des objectifs clairs : Définissez précisément les missions et attentes vis-à-vis du DPO, mais aussi les objectifs à atteindre pour chaque service. Le DPO sera un excellent guide pour vous orienter dans cette démarche, mais l’activation du plan de conformité dépendra de la volonté et de l’implication de chaque partie prenante.

Collaborer efficacement avec votre DPO externalisé

Maintenant que le DPO a pris ses fonctions, il est temps de le faire travailler main dans la main avec vos équipes internes. Mais attention, cette collaboration ne doit pas se limiter à quelques échanges sporadiques par e-mail, au risque de voir le DPO se retrouver à envoyer des mails qui finiront dans le fond de votre boîte de réception sans réponse. Le DPO est là pour vous aider, mais il a aussi besoin de l’appui et de l’implication des équipes internes pour que la mission de conformité soit réussie.

Voici comment mettre toutes les chances de votre côté pour une collaboration efficace :

Impliquer les bonnes personnes en interne : Le DPO externalisé ne pourra pas travailler seul. Il doit pouvoir compter sur les équipes internes, en particulier celles qui sont directement concernées par le traitement des données (comme les responsables IT, les équipes RH ou marketing). Ces personnes doivent être informées de leur rôle et de leur responsabilité dans la mise en œuvre des mesures de protection des données.
Faire preuve de bonne volonté et de réactivité : La clé pour que cette collaboration fonctionne est l’implication active et positive des équipes. Un DPO qui transmettra ses recommandations et attendra des retours sans avoir de réponses ne pourra pas faire avancer efficacement la conformité de votre entreprise. Encouragez vos équipes à répondre rapidement dans la mesure du possible, à poser des questions si nécessaire, et à être prêtes à ajuster leurs pratiques en fonction des recommandations du DPO.
Suivi régulier et prise de décisions en équipe : Ne laissez pas le DPO effectuer son travail dans son coin. Organisez des réunions régulières pour faire un point sur l’avancement des actions, les difficultés rencontrées et les priorités à établir. Ce travail d’équipe permettra de s'assurer que tout le monde reste sur la même longueur d'onde et que la conformité au RGPD progresse dans de bonnes conditions.
Restez ouverts aux recommandations : Un DPO peut parfois soulever des questions délicates ou proposer des changements qui ne sont pas toujours évidents à mettre en place. Il est crucial que votre entreprise soit ouverte à ces recommandations. N'oubliez pas que le but du DPO est de vous aider à vous conformer aux exigences du RGPD, pas de vous mettre des bâtons dans les roues !

Déclaration du DPO à la CNIL

Dans certains cas, les entreprises se doivent de déclarer cette désignation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Cette démarche vise à garantir la transparence et à permettre à l'autorité de régulation de suivre la conformité des entreprises en matière de protection des données personnelles.

Pour simplifier cette procédure, la CNIL a mis en place un portail dédié qui permet de gérer directement les démarches administratives liées à la désignation du DPO.

Dans le cas d’un DPO externalisé

Si vous optez pour cette solution, cette démarche sera surement réalisée par le DPO externalisé lui-même auprès de la CNIL. Pas de panique, vous serez bien entendu notifié de la désignation pour garder une trace de cette formalité.

Cependant, en tant qu’organisme faisant appel à un DPO externalisé, vous pouvez tout à fait réaliser la déclaration lui-même. Il n’est pas obligatoire que cette démarche soit réalisée par le DPO externalisé, bien que cela soit souvent la pratique habituelle. Si l'organisme préfère s'en charger directement, cela reste une option tout à fait valide.

Externaliser la fonction de DPO peut être une solution à la fois stratégique et pratique pour garantir la conformité RGPD de votre entreprise tout en optimisant vos ressources. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande structure, cette solution flexible et experte vous permettra de gérer les risques liés à la protection des données personnelles de manière professionnelle. Cependant, l’intégration d’un DPO externalisé ne se résume pas à une simple formalité administrative. C’est un travail collaboratif, où la communication interne et l’implication des parties prenantes sont essentielles pour réussir la mise en place des bonnes pratiques liées à la protection des données. Avec l’engagement et la bonne volonté de tous, le DPO externalisé deviendra un partenaire stratégique pour la sécurité des données personnelles dans votre entreprise !