Passez d’Excel à une conformité pilotée et automatisée

Le contexte : démarrer un projet de conformité sans outils adaptés

Dans le secteur du commerce et de la distribution, la pression réglementaire autour de la protection des données et de la gestion des partenaires devient toujours plus forte.

Au sein d’un groupe français, Pascal Grenier, DPO, a été chargé de structurer la démarche de conformité RGPD.

À son arrivée, il a constaté que la gestion des obligations légales reposait essentiellement sur des fichiers Excel et Word, sans solution dédiée.

En l’absence d’outils spécialisés, plusieurs difficultés sont rapidement apparues :

• difficulté de mise à jour documentaire ;

• manque de visibilité globale ;

• absence d’indicateurs de pilotage ;

• perte de temps croissante.

L’entreprise cherchait une solution simple, intuitive et évolutive pour accompagner le développement de son projet de conformité.

Les défis rencontrés avant Witik

Avant la mise en place de Witik, plusieurs problématiques freinaient l’organisation :

• La création et la mise à jour de la documentation étaient manuelles et chronophages.

• Il était difficile d’obtenir une vision globale sur le niveau de conformité atteint.

• Aucun KPI n’était disponible pour suivre l’évolution des démarches ou prioriser les actions.

Ce manque d’outillage exposait l’entreprise à des risques de non-conformité et ralentissait ses processus internes.

Pourquoi choisir Witik ?

Après avoir découvert Witik via les réseaux sociaux, l’entreprise a été séduite par :

• L’ergonomie intuitive de la plateforme

• La centralisation de l’ensemble des démarches en un seul endroit

• La possibilité de personnaliser les registres et les reportings

• L’accompagnement humain et la co-construction d’évolutions adaptées à ses besoins

Le choix s’est naturellement porté sur une solution combinant efficacité opérationnelle et simplicité d’utilisation.

La solution Witik déployée

Trois modules principaux ont été mis en œuvre :

• Protection des données (Privacy) pour documenter et piloter les traitements

• Conformité des tiers pour sécuriser la gestion des partenaires et sous-traitants

• Formation eLearning pour sensibiliser les collaborateurs de façon traçable et continue

Le choix s’est également appuyé sur l’accompagnement humain proposé par Witik, avec une démarche de coconstruction des évolutions produit, gage de proximité et de réactivité.

Les bénéfices concrets observés

Depuis l’adoption de Witik, l’entreprise a :

• Centralisé l’ensemble de sa documentation conformité ;

• Fluidifié ses processus de création et de mise à jour documentaire ;

• Renforcé la traçabilité et la preuve des actions réalisées ;

• Mis en place un suivi précis et en temps réel grâce à des indicateurs de pilotage ;

• Gagné en visibilité sur l’état de sa conformité, avec des reportings accessibles à tout moment ;

• Priorisé les actions et les démarches grâce à un plan d’action structuré pour prioriser les démarches

Une démarche de conformité désormais moteur de performance

Grâce à Witik, la conformité n’est plus vécue comme une contrainte mais comme un levier d’organisation, d’efficacité et de réduction des risques.

La traçabilité renforcée et la vision globale acquise ont apporté à l’entreprise une plus grande sérénité dans sa gestion quotidienne, tout en préparant sereinement les étapes de son développement futur.