Pourquoi utiliser un logiciel RGPD

Le RGPD sur Excel et Word, ça peut sembler suffire. Sur le terrain, c’est surtout des registres des traitements bancals, des demandes d’exercices de droits traitées en retard et un DPO qui rame pour garder le cap. Avec la multiplication des traitements, la hausse des cyberattaques et l’arrivée de nouvelles régulations, ce patchwork d’outils génériques ne tient plus la route. Il est temps de passer à un logiciel RGPD. On vous explique pourquoi. 

Le casse-tête quotidien de la conformité RGPD 

Excel, Word, Trello, Teams, SharePoint… Pour beaucoup de DPO, la conformité RGPD ressemble encore à un puzzle éparpillé sur trop d'outils. 

Un registre coincé dans un tableur, des AIPD dispersées dans des Word, les plans d’action sur Trello, les preuves de conformité dans un Drive… et les échanges noyés dans un océan d’e-mails ou de messages Teams. 

Sur le papier, cette suite d'outils rassure : ils sont pas chers, polyvalents, tout le monde sait plus ou moins s’en servir. Bref, de quoi faire plaisir au DAF. Mais sur le terrain ? C’est une autre histoire. 

• Des registres en vrac.  

• Des demandes d’exercices de droits traités hors délai.  

• Des traitements à risque identifiés trop tard. 

• Et un DPO qui passe ses journées à recoller les morceaux au lieu de piloter la conformité. 

Ajoutez à ça l’explosion des traitements numériques, la hausse des cyberattaques et l’arrivée de nouvelles régulations (NIS2, IA Act, DORA…). Résultat : un patchwork d’outils génériques ne suffit plus. 

Pas étonnant qu’en 2019 seuls 15 % des entreprises utilisaient un logiciel RGPD… et qu’en 2024, elles soient déjà 47 %.  

Qu’est-ce qu’un logiciel RGPD, concrètement ? 

Un logiciel RGPD est une solution pensée pour centraliser, sécuriser et piloter la conformité. Il ne remplace pas le DPO, mais lui offre les moyens de suivre, documenter, collaborer et anticiper, sans se noyer dans l’opérationnel. 

Fiches de traitement, AIPD, demandes de droits, audits de sous-traitants, preuves de conformité, plan d’action… Tout est au même endroit.  

Faut-il le voir comme un véritable cockpit de pilotage ou l’énième outil de plus ?  

Voyons pourquoi un logiciel RGPD n’est plus un luxe, mais un passage obligé en 2025. 

Pourquoi vous devriez utiliser un logiciel RGPD  

Un registre enfin fiable  

Quand le registre tient dans un simple fichier Excel (ou pire, plusieurs), la fiabilité n’est qu’une illusion : 

• Des cellules mal remplies, sans contrôle qualité. Résultat : des données incohérentes. 

• Autant de versions que de contributeurs, sans certitude sur laquelle est la  “bonne”. 

• Pas d’alerte si une AIPD est nécessaire. 

Un logiciel RGPD transforme cette fragilité en fiabilité grâce à : 

• Une bibliothèque de ressources prêtes à l’emploi (fiches par secteur, questionnaires d’audit). 

• Une IA intégrée qui complète une fiche à partir d’une simple phrase. 

• Des listes déroulantes guidées avec explications juridiques intégrées. 

• Des alertes automatiques sur les durées incohérentes ou traitements à risque. 

• Des workflows de validation personnalisables : 5 étapes ultra cadrées avec rôles précis ou validation express en 2 clics ? À vous de décider !  

Fini les tableurs bricolés. Votre registre devient fiable, traçable et pilotable. 

Les tâches ingrates ? Automatisées 

Les tâches chronophages, on les connaît tous : copier-coller, relancer, vérifier, recommencer… Autant d’heures perdues qui grignotent l’agenda des DPO et détournent les équipes de ce qui compte vraiment. 

C’est là que l’automatisation change la donne. Elle simplifie, accélère et fiabilise les étapes répétitives, tout en réduisant drastiquement le risque d’erreur humaine. Résultat ? Plus de temps pour vos missions à forte valeur ajoutée.  

Un exemple concret ? Vos demandes de droits RGPD 

Traiter une demande d’accès, de rectification ou d’effacement, c’est rarement une formalité. Entre les accusés de réception, les relances, le suivi et les réponses à rédiger, cette boîte partagée dpo@acme.io finit vite saturée. Résultat : des oublis, des retards… et un risque de non-conformité qui plane. 

Avec un logiciel RGPD comme Witik, chaque étape du traitement est orchestrée automatiquement : 

• Les bons acteurs sont désignés d’entrée de jeu : RH, IT, DPO… chacun sait ce qu’il doit faire. 

• Les accusés de réception partent tout seuls, personnalisés selon vos besoins. 

• Un plan d’action standard est déclenché automatiquement, modifiable en un clic si nécessaire. 

• Des modèles de réponses types accélèrent la communication et garantissent la cohérence. 

• Des rappels automatiques sécurisent le respect des délais légaux (un mois pour répondre). 

• Le demandeur suit sa demande en temps réel via un espace sécurisé (par ex. “50 % traité, 100 % clôturé”). 

Résultat ? Plus de temps pour vos missions à forte valeur ajoutée. 

Des audits qui roulent tous seuls 

Au-delà de quelques fournisseurs, le duo Excel + Word devient un cauchemar : relances interminables, fichiers qui se contredisent, erreurs invisibles… jusqu’au contrôle CNIL. 

Avec un logiciel comme Witik, vos audits de sous-traitants deviennent simples : 

• Vous ajoutez vos questions ou utilisez nos modèles. 

• Vous chargez vos tiers (automatiquement catégorisés). 

• Le logiciel s’occupe du reste : relances automatiques, centralisation des réponses, scoring, plans de remédiation automatiquement rattachés, reporting en temps réel. 

Une conformité, version travail d’équipe 

On nous le dit souvent : à plusieurs, on va plus loin. C’est vrai… sauf quand vos outils vous mettent des bâtons dans les roues. 

• Des échanges dispersés entre mails, fichiers partagés et conversations Teams qui s’évaporent. 

• Aucune visibilité : qui valide une AIPD ? Qui gère une demande de droit ? Mystère. 

• Des tâches oubliées parce qu’elles tombent entre deux chaises. 

• Et des conflits de responsabilités : chacun pense que l’autre s’en occupe… jusqu’à l’appel de la CNIL. 

Sans cadre clair, la collaboration vire vite au chaos. Et la conformité devient un terrain miné. 

Avec un logiciel RGPD, la collaboration redevient un atout. Vous restez dans le même outil, dans le bon contexte, et tout le monde sait quoi faire. 

Dans Witik, par exemple, vous pouvez : 

• Inviter vos collègues à compléter les fiches de traitement, AIPD ou plans d’action, sans quitter l’interface. 

• Échanger en direct via un chat intégré au sein même des fiches, pour éviter les mails et les “tu l’as vu où ?”. 

• Assigner les tâches aux équipes concernées avec des échéances claires, des notifications automatiques et un suivi d’avancement. 

Des preuves prêtes en cas de contrôle 

L’un des piliers du RGPD, c’est l’accountability : la capacité à prouver, noir sur blanc, ce que vous faites pour protéger les données. 

Et là, un Excel atteint vite ses limites : impossible de savoir qui a modifié quoi, quand et pourquoi. En cas de contrôle, c’est la panique assurée. 

Un logiciel RGPD change la donne. Il documente et trace chaque action : 

• Gestion des consentements. 

• Audits de conformité. 

• Registres de traitements. 

• AIPD (analyses d’impact). 

• Formations… et bien plus encore. 

La cerise sur le gâteau ? Reporting 360, tableaux de suivi personnalisables, exports pour vos parties prenantes… Vous gardez toujours un coup d’avance pour prioriser, prouver et piloter. 

Tout au même endroit 

Gérer sa conformité avec une multitude d’outils, c’est comme jongler avec trop de balles : à un moment, l’une finit par tomber. 

Avec un logiciel RGPD dédié, tout est centralisé : données, documents, preuves, actions. Plus besoin d’ouvrir dix onglets pour retrouver une information : tout est au même endroit. 

• La gestion devient plus simple. 

• L’accès à l’information, plus rapide. 

• Le suivi des actions, plus fluide. 

En un coup d’œil, vous visualisez l’état de conformité de votre organisation, et vous identifiez immédiatement les zones à risque ou les actions prioritaires. 

Un radar dans la jungle réglementaire 

Le RGPD n’est plus seul. Chaque année, une nouvelle couche s’ajoute : NIS2, DORA, IA Act, directives locales… et la pile monte. 

Pour les DPO, ça veut dire : 

• Des heures de veille 

• Le risque de rater une nouveauté 

• Des politiques à réviser sans cesse 

• Le stress de louper une exigence lors d’un audit 

Un bon logiciel RGPD devient un radar réglementaire : 

• Veille intégrée (alertes sur NIS2, IA Act, DORA…) 

• Modules mis à jour en continu (modèles, questionnaires…) 

• Guides pratiques intégrés pour comprendre ce qui change 

Résultat : vous ne subissez plus les réglementations, vous les anticipez. Et ce n’est pas qu’une promesse : par exemple, le logiciel Witik intègre déjà un module pour gérer la conformité à Sapin 2.

Vous êtes convaincu(e) ?

Top. Vous vous demandez maintenant comment choisir le bon logiciel RGPD parmi toutes les options du marché ? Quels critères privilégier selon vos besoins, vos ressources et votre organisation ? On vous explique tout dans notre article dédié.

Verdict ? Plus qu’un joli gadget : un copilote indispensable 

Vous l’aurez compris : un logiciel RGPD n’est plus un simple “nice-to-have”, mais un allié indispensable pour piloter votre conformité. 

Le cadre réglementaire s’est complexifié (et ce n’est que le début). Le volume de données explose. Les outils artisanaux ? Ils ne suivent plus. 

Prendre ce virage n’a rien d’un luxe : c’est la condition pour garder le contrôle, éviter les faux pas et rester crédible. 

Avec Witik, vous ne gagnez pas seulement un outil : vous gagnez un copilote. Un copilote qui centralise, qui alerte, qui trace — bref, qui pense avec vous. 

Envie de le voir en action ? Faites un tour sur notre démo interactive. Quelques clics, et vous vous demanderez comment vous avez fait sans. 

FAQ – Tout savoir sur les logiciels RGPD 

C’est quoi un logiciel RGPD ? 

Un logiciel RGPD est une plateforme spécialisée qui aide les entreprises à gérer et à prouver leur conformité au Règlement Général sur la Protection des Données. Contrairement aux outils bureautiques classiques (Excel, Word…), il centralise toutes les démarches dans un espace unique et sécurisé. 

À quoi sert un logiciel RGPD en pratique ? 

Un logiciel RGPD sert à piloter vos obligations : registre des traitements, analyses d’impact (AIPD), audits de sous-traitants, gestion des demandes d’accès, suivi des consentements, formations, preuves de conformité… Le tout de manière fiable, traçable et collaborative. 

Comment fonctionne un logiciel RGPD ? 

Un logiciel RGPD fonctionne en trois temps : 

1. Centraliser toutes vos données et documents de conformité au même endroit. 

2. Automatiser les tâches chronophages (relances, rappels de délais, accusés de réception). 

3. Tracer chaque action pour assurer la preuve de conformité en cas de contrôle CNIL. 

Pourquoi utiliser un logiciel RGPD ? 

Adopter un logiciel RGPD permet de : 

• Gagner du temps grâce à l’automatisation, 

• Réduire les risques d’erreurs humaines, 

• Collaborer plus facilement entre services, 

• Prouver rapidement votre conformité lors d’un audit. 

Quelle différence entre un logiciel RGPD gratuit et un logiciel payant ? 

Un logiciel gratuit propose souvent des fonctions limitées (ex. : générer un registre simple), sans support ni mises à jour régulières. 
Un logiciel RGPD payant, lui, offre : 

• des automatisations avancées, 

• des modèles prêts à l’emploi, 

• une veille réglementaire intégrée, 

• une traçabilité complète, 

• et surtout un accompagnement expert en cas de doute ou de contrôle. 

Quel logiciel RGPD choisir ? 

Le meilleur logiciel RGPD dépend de vos besoins : taille de l’entreprise, budget, niveau de maturité en conformité. Pour comparer objectivement les solutions, appuyez-vous sur des critères comme l’ergonomie, les fonctionnalités, la sécurité des données et le support. Nous avons rédigé un [article dédié] qui vous guide pas à pas dans cet exercice (pas si simple) de comparaison. Vous pouvez aussi gagner du temps en accédant directement à notre comparateur de logiciels RGPD pour visualiser les différences entre les principales solutions du marché. 

Un logiciel RGPD peut-il être certifié par la CNIL ? 

Non. La CNIL n’a pas certifié de logiciels RGPD à ce jour. En revanche, elle peut certifier des organismes de formation ou des référentiels de bonnes pratiques. 

Les logiciels RGPD couvrent-ils d’autres réglementations ? 

Oui. Certains logiciels, comme Witik, vont au-delà du RGPD et intègrent aussi la conformité à d’autres cadres : loi Sapin II, NIS2, DORA, IA Act…