Les 7 erreurs à éviter lors de sa mise en conformité au RGPD

La mise en conformité au RGPD est devenue une obligation pour toutes les entreprises traitant des données personnelles de citoyens de l’Union européenne. Pourtant, beaucoup tombent dans les mêmes pièges. Voici les 7 erreurs les plus fréquentes… et comment les éviter.

Erreur n°1 : Manque de sensibilisation et de formation

Erreur courante :

Trop d’entreprises pensent que la conformité RGPD concerne uniquement le service juridique ou IT. En réalité, tous les collaborateurs manipulent des données personnelles à un moment ou un autre.

Solution :

Proposer un programme de formation complet :

• Modules de formation : Les modules de formation doivent être spécifiques pour les différents départements (RH, marketing, IT, etc.) et doivent être mis à jour régulièrement.

• Ressources en ligne : Utiliser des plateformes d'apprentissage en ligne, telle que Witik.

Sensibilisation continue :

• Campagnes de communication : Lancer des campagnes internes régulières pour rappeler l'importance de la protection des données et les responsabilités de chacun.

• Ateliers et séminaires : Organiser des ateliers pratiques et des séminaires pour discuter des cas concrets et des défis rencontrés dans le respect du RGPD.

• Quiz et évaluations : Utiliser des quiz et des évaluations périodiques pour tester les connaissances des employés et identifier les domaines nécessitant des améliorations.

Suivi et évaluation :

• Recueillir les retours des employés et suivre des indicateurs pour mesurer l’efficacité.

Erreur n°2 : Absence de documentation adéquate

Erreur courante :

Ne pas tenir de registre RGPD à jour. Sans documentation, il est impossible de prouver la conformité ni d’identifier les risques.

Solution :

Établir un registre des traitements :

• Décrire les catégories de données traitées (identification, RH, financières, données sensibles…).

• Indiquer les finalités (marketing, gestion du personnel, etc.) et la base légale correspondante.

Mettre à jour régulièrement la documentation :

• Prévoir une révision systématique du registre à chaque nouveau traitement ou modification.

Inclure des mesures de sécurité :

• Documenter les mesures techniques et organisationnelles (chiffrement, contrôles d’accès, audits).

• Mentionner les évaluations de risques et les actions correctives associées.

Erreur n°3 : Politiques de confidentialité inadéquates

Erreur courante :

Une politique de confidentialité vague, incomplète ou trop technique n’inspire pas confiance et expose à des sanctions.

Solution :

Rédiger une politique de confidentialité détaillée :

• Informations sur la collecte des données : Expliquer quelles données personnelles sont collectées, comment elles sont collectées (ex. : formulaires en ligne, cookies, etc.), et pourquoi elles sont collectées.

• Utilisation des données : Décrire clairement les finalités pour lesquelles les données personnelles sont utilisées (ex. : marketing, amélioration des services, etc.).

• Partage des données : Indiquer avec qui les données sont partagées (ex. : partenaires, prestataires de services) et pourquoi ce partage est nécessaire.

Assurer la clarté et la simplicité :

• Employer un langage clair, sans jargon juridique.

• Informer les utilisateurs de leurs droits : accès, rectification, effacement, portabilité.

Maintenir la politique à jour et l'accessibilité :

• Réviser régulièrement en fonction des évolutions légales ou internes.

• Rendre la politique facilement accessible sur le site (lien visible sur chaque page).

Erreur n°4 : Négliger les sous-traitants

Erreur courante :

Externaliser certaines activités sans vérifier que le sous-traitant respecte le RGPD.

Solution :

Sélection rigoureuse des sous-traitants :

• Critères de sélection : Établir des critères stricts pour sélectionner des sous-traitants, incluant leur conformité au RGPD, leur réputation en matière de sécurité des données, et leur capacité à protéger les données personnelles.

• Évaluation des sous-traitants : Mener des évaluations approfondies des sous-traitants potentiels, audit des sous-traitants, incluant des audits de sécurité, des revues de politiques de confidentialité et des vérifications de leurs pratiques de traitement des données.

Clauses de conformité dans les contrats :

• Clauses spécifiques : Inclure des clauses spécifiques dans les contrats avec les sous-traitants, exigeant leur conformité au RGPD et détaillant leurs obligations en matière de protection des données.

• Obligations contractuelles : Préciser les obligations des sous-traitants, telles que la mise en œuvre de mesures de sécurité adéquates, la notification rapide en cas de violation de données, et la coopération avec l'entreprise pour répondre aux demandes des autorités de protection des données.

Surveillance et audits réguliers :

• Audits périodiques : Effectuer des audits réguliers des sous-traitants pour s'assurer qu'ils respectent les obligations contractuelles et les normes du RGPD.

• Vérification continue : Mettre en place des mécanismes de vérification continue pour surveiller les pratiques de traitement des données des sous-traitants et identifier rapidement tout problème de conformité.

Gestion des incidents :

• Plan de réponse aux incidents : Développer et mettre en œuvre un plan de réponse aux incidents impliquant des sous-traitants. Ce plan doit inclure des procédures pour la notification rapide des violations de données et la coordination des actions correctives.

• Responsabilité partagée : Clarifier la répartition des responsabilités en cas d'incident de sécurité impliquant un sous-traitant, afin de garantir une réponse efficace et coordonnée.

Erreur n°5 : Non-respect des droits des individus

Erreur courante :

Ne pas savoir répondre à une demande d’accès, d’effacement ou de rectification peut coûter cher (et vite).

Solution :

Établir des procédures internes pour traiter les demandes des utilisateurs rapidement et de manière complète.

Mettre en place des procédures claires :

• Processus documenté : Développer un processus documenté pour traiter les demandes des utilisateurs, incluant les étapes spécifiques pour chaque type de demande (accès, rectification, effacement, etc.).

• Responsabilités définies : Désigner des responsables au sein de l'organisation pour gérer et coordonner les réponses aux demandes des utilisateurs.

• Formation régulière : Former les employés sur les droits des utilisateurs en vertu du RGPD et sur les procédures internes pour traiter ces demandes.

Outils et technologies appropriés :

• Systèmes de gestion des demandes : Utiliser des systèmes de gestion des demandes pour suivre, traiter et archiver les demandes des utilisateurs de manière efficace et conforme.

• Automatisation des processus : Automatiser certaines étapes du processus de traitement des demandes pour garantir une réponse rapide et efficace.

Communication claire avec les utilisateurs :

• Accusé de réception : Envoyer un accusé de réception aux utilisateurs lorsqu'une demande est reçue, les informant du délai de traitement prévu.

• Mise à jour régulière : Tenir les utilisateurs informés de l'état de leur demande et des actions entreprises pour y répondre.

Erreur n°6 : Sécurité des données insuffisante

Erreur courante :

Des données non sécurisées = des risques accrus de fuite, perte ou cyberattaque.

Solution :

Adopter des pratiques de sécurité robustes, telles que le cryptage des données, les pare-feux, et des audits de sécurité réguliers.

Implémenter des mesures de sécurité techniques :

• Cryptage des données : Utiliser des techniques de cryptage pour protéger les données personnelles pendant leur stockage et leur transmission, rendant les données illisibles pour les personnes non autorisées.

• Pare-feux et systèmes de détection d'intrusion : Mettre en place des pare-feux pour protéger les réseaux internes et utiliser des systèmes de détection et de prévention des intrusions pour identifier et bloquer les tentatives d'accès non autorisées.

Adopter des pratiques de sécurité organisationnelles :

• Politiques de sécurité : Développer et mettre en œuvre des politiques de sécurité des données claires, couvrant l'accès aux données, l'utilisation des systèmes et la gestion des incidents.

• Contrôles d'accès : Restreindre l'accès aux données personnelles aux seuls employés qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches, et utiliser des mécanismes d'authentification forte pour vérifier l'identité des utilisateurs.

Effectuer des audits de sécurité réguliers :

• Audits internes et externes : Réaliser des audits de sécurité internes réguliers pour évaluer l'efficacité des mesures de sécurité et identifier les vulnérabilités. Faire appel à des experts externes pour effectuer des audits indépendants et apporter une perspective objective.

• Tests de pénétration : Conduire des tests de pénétration pour simuler des attaques cybernétiques et identifier les failles de sécurité potentielles avant qu'elles ne soient exploitées par des attaquants réels.

Former et sensibiliser les employés :

• Formation en cybersécurité : Offrir des formations régulières sur les bonnes pratiques en matière de cybersécurité, incluant la reconnaissance des tentatives de phishing, l'importance de mots de passe forts et la gestion sécurisée des informations sensibles.

Erreur n°7 : Manque de réactivité en cas de violation de données

Erreur courante :

Sans plan d’action, la réaction à une violation de données est souvent chaotique et non conforme (notamment sur les délais de notification à la CNIL).

Solution :

Établir un plan de réponse aux incidents qui inclut la notification des autorités de protection des données et des individus concernés dans les délais impartis par le RGPD.

Développer un plan de réponse aux incidents :

• Identification des violations : Mettre en place des systèmes de surveillance et des processus pour détecter rapidement les violations de données.

• Équipe dédiée : Former une équipe de réponse aux incidents composée de membres du personnel de la sécurité informatique, du juridique, des relations publiques et de la gestion des risques.

Procédures claires et détaillées :

• Protocoles d'action : Définir des protocoles clairs pour chaque étape de la réponse aux incidents, y compris l'évaluation de l'incident, la containment, l'éradication, et la récupération.

• Communication interne : Établir des canaux de communication internes pour s'assurer que toutes les parties prenantes pertinentes sont informées et coordonnées.

Notification rapide et conforme :

• Autorités de protection des données : Préparer des modèles de notification pour informer les autorités de protection des données dans les 72 heures suivant la découverte de la violation.

• Individus concernés : Développer des communications claires pour informer rapidement les individus concernés de la violation, en leur fournissant des informations sur les actions qu'ils peuvent prendre pour se protéger.

Formation et sensibilisation :

• Sensibilisation continue : Former régulièrement les employés sur les procédures de réponse aux incidents et l'importance de signaler immédiatement toute suspicion de violation.

Revue et amélioration continues :

• Analyse post-incident : Après chaque incident, réaliser une analyse approfondie pour identifier les points forts et les faiblesses de la réponse.

• Mise à jour du plan : Mettre à jour le plan de réponse aux incidents en fonction des leçons apprises et des évolutions des menaces et des technologies.

En résumé : les 7 erreurs à éviter pour réussir votre conformité RGPD

Pour garantir une conformité durable et éviter les sanctions, retenez ces points essentiels :

1. Manque de sensibilisation et de formation → Tous les collaborateurs sont concernés, pas seulement le juridique ou l’IT.

2. Absence de documentation à jour → Un registre RGPD précis et régulièrement mis à jour est indispensable.

3. Politiques de confidentialité incomplètes → Transparence et clarté renforcent la confiance et la conformité.

4. Négligence des sous-traitants → Vérifiez leur conformité et encadrez-les contractuellement.

5. Mauvaise gestion des droits des individus → Les demandes doivent être traitées rapidement et tracées.

6. Sécurité insuffisante des données → Les mesures techniques et organisationnelles doivent être robustes et auditées.

7. Absence de plan en cas de violation → La réactivité est cruciale pour limiter les impacts et notifier la CNIL dans les délais.

Passez à la conformité RGPD sans complexité avec Witik

Witik centralise tout ce dont vous avez besoin pour piloter votre conformité :

• Logiciel RGPD complet : registres, AIPD, audits et suivi des traitements en un seul espace.

• eDPO externalisé : bénéficiez d’un DPO habilité CNIL et d’une expertise sur mesure.

• Plateforme SaaS souveraine : sécurité, traçabilité et automatisation intégrées.