Audit des tiers : pourquoi le duo Word et Excel est-il une fausse bonne idée ?

Excel et Word.

Pas chers, polyvalents, installés sur tous les postes… difficile de trouver plus rassurant. Pas de formation à prévoir, tout le monde sait s’en servir. Sur le papier, c’est l’allié parfait pour lancer un audit de tiers sans alourdir le budget. 

Sauf que… passé la poignée de fournisseurs, le duo magique se transforme en faux ami. 
Ce qui semblait simple vire vite au casse-tête : 

• Des relances qui s’éternisent. 

• Des fichiers qui se multiplient… et se contredisent. 

• Des erreurs invisibles… jusqu’au jour où elles explosent en pleine figure. 

Résultat : vous y laissez une énergie folle pour un résultat bancal. Et chaque nouvelle campagne d’audit ressemble plus à un test d’endurance qu’à un vrai pilotage. 

Dans cet article, on vous explique pourquoi le duo Excel+Word devient un frein sérieux dès qu’on parle d’audits à grande échelle. Et en bonus, on vous donne la méthode pour mettre fin à cette audit-souffrance et reprendre le contrôle.  

Audit des tiers : pourquoi Excel et Word freinent votre conformité ?

1. La collecte : du simple au casse-tête en 2 clics 

Chaque fournisseur renvoie son questionnaire dans son style : PDF scanné illisible, Word bricolé, Excel renommé trois fois. Résultat ?  

Vous perdez un temps fou à ouvrir, comprendre et vérifier chaque fichier… en espérant qu’aucune question n’ait sauté en route. 

2. La consolidation : le trou noir des heures de travail 

Réunir toutes les réponses dans un seul Excel maître ? Une mission commando : 

• Copier-coller cellule par cellule. 

• Reformatter les colonnes. 

• S’assurer qu’aucune donnée n’a été écrasée. 

En une journée, vous pouvez avoir aligné des données… et créé un biais sans le voir. 

3. Les relances : l’épuisement programmé 

Sans automatisation, relancer c’est : 

• Fouiller votre boîte mail pour savoir qui n’a pas répondu. 

• Rédiger chaque e-mail à la main. 

• Espérer ne pas oublier un contact. 

Et au final, aucune idée de qui a ouvert, lu ou cliqué. 

4. Zéro vision globale, zéro temps réel 

Avec Excel + Word, impossible de savoir : 

• Combien de questionnaires sont complétés. 

• Quels sont les scores de conformité. 

• Quels tiers présentent le plus de risques. 

Vous naviguez à vue… et ça se sent en comité ou face aux autorités. 

5. Un reporting toujours en retard 

Une fois tout terminé, il faut encore extraire, mettre en forme, publier. Résultat : un rapport figé à l’instant T… déjà obsolète le lendemain. 

6. Une piste d’audit en miettes 

Entre les mails, les serveurs partagés et les clés USB, prouver votre démarche relève du parcours du combattant : 

• Données perdues. 

• Versions multiples qui circulent. 

• Aucune traçabilité solide en cas de contrôle. 

Moralité : le “prix” attractif d’Excel et Word est un miroir aux alouettes. Ce que vous économisez en licences, vous le perdez en temps-homme, en énergie et en productivité. Sans compter le stress d’une conformité bricolée… qui ne résiste pas à l’échelle. 

Audit des tiers : quelle solution pour remplacer Excel et Word ?

À l’ère où tout s’automatise, vous vous doutez bien qu’il existe mille et une alternatives plus efficaces que le bon vieux combo Word + Excel. 

Lesquelles ? Comment elles fonctionnent ? Ce qu’elles apportent vraiment ? Et pourquoi elles changent radicalement la donne ? 

Pour le savoir, rien de tel que le retour d’expérience d’Annabelle Franconi, Responsable Conformité et DPO du groupe agroalimentaire SODIAAL. 

SODIAAL en quelques chiffres : 

• 5 milliards d’euros de chiffre d’affaires 

• 70 sites de production 

• 15 Business Units 

• Des milliers de fournisseurs (dont la majorité sont des producteurs coopératifs) 

• 2 personnes dans l’équipe conformité 

Annabelle gère un périmètre XXL : anticorruption (loi Sapin II), antitrust, trade compliance et, bien sûr, RGPD. Autant dire qu’il lui fallait un outil d’audit simple, automatisé et collaboratif. 

Dans son témoignage, elle vous explique comment elle a : 

• Audité 6 500 tiers en un temps record 

• Piloté plusieurs réglementations à la fois (RGPD, Sapin II, RSE, NIS2…) 

• Atteint 95 % de taux de réponse sur certains questionnaires 

  
  … le tout sans un seul tableau Excel pour la gestion quotidienne. 

Curieux·se ? Regardez son retour d’expérience pour voir comment elle a transformé ses audits. 

Plutôt lecture ? Pas de souci : on vous a préparé un guide à télécharger.