A quoi sert un logiciel d’analyse d’impact ?

L’analyse d’impact est un pan important de la conformité au RGPD et de vos fonctions en tant que Délégué à la Protection des Données. Chaque projet doit être analysé pour en identifier les risques et pour décider de mesures de protection des données adaptées.

Dans cette démarche, qui recouvre à la fois des éléments techniques, organisationnels et juridiques, s’appuyer sur un logiciel d’analyse d’impact est un atout majeur. D’abord, parce que vous gagnerez du temps en centralisant toutes les informations et en automatisant certaines tâches, on va voir comment.

Ensuite, parce que le logiciel d’analyse d’impact est aussi une aide pour mener à bien la démarche de PIA et s’assurer que la conformité du processus est respectée.

Qu’est-ce que l’AIPD ?

Commençons par rappeler rapidement en quoi consiste l’analyse d’impact ou AIPD. Très succinctement, il s’agit d’une démarche à opérer en amont d’un projet impliquant une collecte ou un traitement de données.

L’objectif de l’analyse d’impact est d’identifier les risques liés aux traitements envisagés. Concrètement, il s’agit de déterminer différents scénarios qui sont identifiés comme des risques : ces risques sont classifiés selon un double critère de vraisemblance (probabilité de survenue de l’événement) et de gravité (atteinte potentielle à la vie privée des personnes concernées).

L’analyse d’impact vise à contrôler l’existence de mesures de protection aptes à prévenir ces risques. Par exemple, le chiffrement des données peut être une mesure de prévention face au risque de vol ou de fuite de données.

Finalement, l’analyse d’impact mesure le niveau de conformité du projet considéré et émet un avis : celui-ci peut être favorable, défavorable ou proposer des modifications au projet initial. Ces modifications auront pour fonction d’améliorer le niveau de protection des données des processus.

Votre conformité renforcée grâce à un logiciel d’analyse d’impact

Maintenant qu’on a vu schématiquement comment s’organise une AIPD, voyons comment un logiciel d’analyse d’impact peut vous aider.

Premièrement, votre logiciel AIPD vous aide à mener un projet d’AIPD conforme. En effet, l’automatisation de la production des documents, mais aussi un système d’alerte intelligent vous informe sur les points à prendre en compte dans votre analyse.

L’outil collaboratif du logiciel vous permet de rassembler plus efficacement les informations nécessaires. Mener une AIPD suppose en effet de nombreux échanges avec les équipes concernées.

Votre logiciel d’analyse d’impact permet notamment d’attribuer des rôles “rédacteurs” et “évaluateurs” pour que les rédacteurs puissent renseigner les informations nécessaires et répondre aux questions des évaluateurs (le DPO, par exemple). Les évaluateurs peuvent ensuite valider ou non les points concernés et garantir la rigueur d’analyse.

Gagnez du temps avec l’analyse d’impact par logiciel

Deuxièmement, votre logiciel d’analyse d’impact vous permet de gagner du temps sur vos analyses. D’abord parce que certains documents sont générés automatiquement et pré-remplis, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Ensuite grâce aux modules de collaboration dont on vient de parler. La plateforme collaborative Witik évite de multiplier les échanges par emails ou par chat avec les personnes concernées mais au contraire centralise l’information et sollicite les bonnes personnes au bon moment pour vous aider dans votre démarche.

Pour finir, vous disposez d’une analyse d’impact dont le modèle standardisé renforce la lisibilité, notamment si votre entreprise doit mener plusieurs projets successifs. N’oubliez pas à cet égard que les modifications lorsqu’elles ont lieu doivent être le point de départ d’une nouvelle d’analyse, qui vient vérifier que la mise en conformité du chantier envisagé a bien été réalisée. Dans ce contexte, utiliser un logiciel d’analyse d’impact vous aidera à maintenir à jour vos différents projets d’analyse.

Aller plus loin avec la méthode d’AIPD

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter le replay de notre webinar dédié à la méthode de l’AIPD, avec une approche pratique et opérationnelle : pour mettre toutes les chances de votre côté et assurer la conduite optimale de vos projets.