Responsable de traitement RGPD : tout savoir

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) met en lumière la figure du Responsable de Traitement. Pour appréhender précisément son rôle et son identité, deux distinctions s'imposent en amont. D'abord, ne confondez pas le Responsable de Traitement avec le Délégué à la Protection des Données (DPO), ce dernier étant une personne physique orchestrant la protection des données au sein de votre structure. À l'inverse, le Responsable de Traitement peut être une entité morale telle qu'une entreprise, un organisme ou une autorité publique.

Ensuite, le titre de Responsable de Traitement n'est pas inamovible ; il représente plutôt une fonction exercée dans le cadre d'une relation ou d'un traitement spécifique. Souvent, ce responsable est associé au sous-traitant, comme défini par le RGPD, chaque partie jouant un rôle déterminé dans l'opération de traitement en cours. Par exemple, on peut être Responsable de Traitement pour une opération sur une catégorie de données et sous-traitant pour une autre.

Après avoir éclairci ces points, qui est donc le Responsable de Traitement ? Quelles sont ses obligations et sa responsabilité ? Quelles sanctions encourt-il ?

Responsable de traitement RGPD : Qui est-ce ?

Selon le RGPD, le Responsable de Traitement est une personne, une entreprise, ou une organisation qui "détermine les finalités et les moyens d'un traitement de données". Autrement dit, il est celui qui prend les décisions concernant une opération de traitement de données.

Dans la pratique, le Responsable de Traitement est généralement l'entité morale, votre entreprise, représentée par son dirigeant légal.

Concrètement, dès que vous initiez une opération de traitement des données (rappelons que ces opérations sont diverses, allant de la collecte d'emails clients à l'utilisation de cookies, en passant par la gestion de la paie de vos employés), vous endossez le rôle de Responsable de Traitement pour cette opération.

Il est également possible de s'engager dans un schéma de co-responsabilité pour un traitement : dans ce cas, un contrat doit encadrer l'opération en définissant notamment les obligations et responsabilités de chaque partie.

Quelle est la différence entre un responsable de traitement et un responsable conjoint de traitement ? 

La distinction entre le responsable de traitement et le responsable de traitement conjoint est essentielle pour naviguer dans le cadre réglementaire du RGPD.

Comme stipulé plus haut, un responsable de traitement est une entité qui détermine, seule, les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel. En revanche, lorsque deux ou plusieurs entités déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement, elles sont qualifiées de responsables de traitement conjoints.

Dans une configuration de responsabilité conjointe, une entente claire sur les obligations et responsabilités respectives est cruciale pour garantir la conformité au RGPD. Cette entente, souvent formalisée par un accord écrit, délimite la portée de la responsabilité de chaque partie, les procédures de gestion des demandes des personnes concernées, ainsi que la manière dont la conformité au RGPD sera assurée et documentée. Elle favorise également une communication transparente entre les parties et avec les personnes concernées, renforçant ainsi la protection des données et minimisant les risques associés.

Exemple :

Le concept de responsable de traitement conjoint peut être illustré à travers l'exemple d'une collaboration entre une entreprise de vente en ligne et une société de marketing.

Supposons que l'entreprise de vente en ligne et la société de marketing décident de collaborer pour créer une campagne publicitaire basée sur l'analyse des données des clients. Ils décident ensemble des finalités de cette campagne, à savoir augmenter les ventes, ainsi que des moyens, qui incluent le traitement des données des clients pour cibler les publicités.

Dans ce scénario, les deux entités déterminent conjointement pourquoi et comment les données seront traitées, ce qui fait d'eux des responsables de traitement conjoints. Ils devraient alors établir un accord clair sur la manière dont les obligations du RGPD seront remplies, qui sera responsable de répondre aux demandes des personnes concernées (par exemple, des demandes d'accès ou de suppression de données), et comment ils collaboreront pour garantir que les données sont traitées en toute sécurité et conformément aux exigences du RGPD.

La dynamique entre les responsables de traitement conjoints peut varier selon la nature de l’opération de traitement et la relation entre les entités impliquées. Toutefois, une collaboration étroite et une répartition claire des responsabilités sont essentielles pour assurer une gestion efficace des données à caractère personnel, tout en respectant scrupuleusement les exigences du RGPD.

Les obligations du responsable de traitement

Dans une opération classique

Pour une opération standard, c'est-à-dire un traitement de données sans la présence de sous-traitants au sens du RGPD, le Responsable de Traitement doit veiller à la conformité au RGPD de l'opération. Il a pour obligation première d'assurer la licéité du traitement, de tenir un registre des traitements, de respecter les droits à la vie privée des personnes concernées (droit d'accès, droit à l'oubli, etc.), et de conduire des analyses d'impact grâce à un logiciel PIA.

De plus, il doit instaurer des mesures visant à sécuriser les données collectées. Ces mesures peuvent varier selon la sensibilité des données et les modalités de collecte et de traitement. Il est crucial de documenter ces mesures, notamment pour pouvoir les présenter à l'Autorité de Contrôle (CNIL) en cas de vérification.

Avec sous-traitants

Dans le cas de la présence d'un sous-traitant, celui-ci opère le traitement sous les directives du Responsable de Traitement. Le responsable doit alors sélectionner un sous-traitant offrant les garanties nécessaires pour la conformité au RGPD. Il doit également s'assurer que le sous-traitant réalise le traitement en accord avec le RGPD, et fournir les informations ou éléments requis (preuve de consentement, par exemple).

Responsabilité et sanctions en cas de non-conformité

La responsabilité du responsable de traitement est guidée par le principe d’accountability, qui exige la prise de mesures proactives pour garantir la sécurité des données et la conformité au RGPD. Le responsable de traitement doit produire et maintenir des documents tels que le registre de traitement des données et les analyses d’impact sur la protection des données, prêts à être présentés à la CNIL en cas de contrôle.

 En cas de violation des obligations du RGPD, les sanctions peuvent être sévères. La CNIL peut imposer des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d'affaires annuel mondial de l'entreprise, selon le montant le plus élevé.

En tirant des leçons des ressources évoquées, en vous munissant d'un logiciel RGPD et en alignant vos pratiques sur les normes du RGPD, votre entreprise peut naviguer avec assurance dans le paysage réglementaire complexe, tout en assurant une protection robuste des données à caractère personnel.